SEVENGOLD

Apakah kalian pernah menulis surat kepada orang tua di desa, bila kalian adalah seorang perantauan? Tentu, kalian akan menuliskan segala isi hati kalian dengan bahasa yang sedikit formal, tetapi tetap mengesankan keakraban sebagai keluarga. Kalian tidak bisa seenaknya manggunakan kata-kata atau bahasa yang ngawur di dalam surat itu, karena

kalian harus menjaga tata susila dan kesopanan. Berbeda bila kalian menulis surat untuk seorang pacar atau teman dekat. Bahasa yang digunakan tentu bahasa khas anak muda yang sedang jatuh cinta, atau bahasa-bahasa gaul, tak beraturan, dan apa adanya.

Begitrilah, bahasa yang digunakan akan berbeda-beda sesuai dengan kebutuhan atau "kepada siapa" surat itu ditujukan. Karena itu, dalam bab 2 ini, kalian akan mendalami Jebih jauh mengenai pentingnya tata bahasa dalam surat-menyurat, terutama dalam surat bisnis maupun surat dinas. Penggunaan tata bahasa yang baik dan benar merupakan modal untuk menjalin komunikasi yang baik dengan pelanggan.

2.1 PENGGUNAAN TATA BAHASA DALAM SURAT-MENYURAT

Bahasa adalah alat komunikasi yang bersifat pribadi maupun klompok dalam masyarakat, berbangsa, dan bernegara. Oleh karena itu, berbahasa perlu ditingkatkan terus-menerus.

Bahasa yang baik dan benar, serta ejaan bahasa Indonesia yang resmi juga kaidah tata bahasa yang baku menjadi syarat mutlak yang harus dipenuhi dalam penulisan surat.

Surat merupakan media komunikasi secara tertulis yang disampaikan kepada pihak lain dengan maksud mendapat tanggapan. Agar pesan yang kita sampaikan diterima dengan baik, maka kita harus menggunakan bahasa surat secara baik dan benar, sehingga pesan yang diterima sama persis dengan yang disampaikan.

Kriteria tata bahasa surat yang baik adalah sebagai berikut.

Menggunakan bahasa yang jelas.
Bahasa yang digunakan dalam surat sebaiknya harus jelas, dalam arti :
1. Siapa yang dituju;
2. Siapa pengirimnya;
3. Maksud dan tujuan surat dibuat;
4. Penggunaan kata-katayang umum; dan
5. Tujuan harus bersih dan beraturan.
Menggunakan bahasa yang tegas.
Selain jelas, bahasa yang digunakan dalam surat-menyurat juga harus tegas, tidak ambigu (memiliki makna ganda), yang berarti :
1. Mudah dipahami oleh pembaca; dan
2. Tidak menimbulkan penafsiran yang berbeda.
Menggunakan bahasa yang singkat.
Surat yang dipenuhi dengan basa-basi, penuh dengan kalimat panjang. dan bertele-tele bisa membuat si penerima/pembaca surat justru merasa dilecehkan atau dirugikan. Karena itu, sebaiknya surat dibuat dengan bahasa yang singkat, artinya:
1. berisi keterangan yang diperlukan saja;
2. Kata-kata yang singkat, padat, dan tidak berlebihan; dan
3. Susunan kalimat tidak terlalu panjang, sehingga mudah dipahami.
Menggunakan bahasa yang lengkap.
Surat yang ditulis dengan informasi yang sepotong-potong akan membuat rasa tidak puas pada pembaca. Karena itu, sebaiknya gunakan bahasa yang lengkap, artinya:
1. Memuat informasi yang diperlukan; dan
2. Menggunakan kalimat yang lengkap dan akurat.
Menggunakan bahasa yang benar.
Yang dimaksud dengan menggunakan bahasa yang benar adalah :
1. Surat dibuat memang benar-benar dibutuhkan;
2. Memuat tentang informasi yang benar;
3. Mengandung alasan yang benar; dan
4. Surat disalurkan kepada yang membutuhkan.
Menggunakan bahasa yang sopan.
Yang dimaksud dengan menggunakan bahasa yang sopan adalah :
1. Mengemukakan gagasan secara bijaksana;
2. Tidak memandang rendah orang lain; dan
3. Menganggap penting suatu masalah yang dikemukakan.
Menggunakan bentuk surat yang menarik.
Surat yang dibuat dengan secara acak-acakan, tulisan tangan yang tak karuan, pilihan kertas yang tidak menarik (misalnya kertas bekas) tidak akan menarik si penerima/pembaca surat. Karena itu, sebaiknya surat dibuat semenarik mungkin, artinya :
1. Menggunakan kertas dan sampul yang sesuai dan serasi;
2. Memilih bentuk surat yang tepat sesuai dengan jenis surat; dan
3. Hasil ketikan harus bersih, rapi, dan memiliki nilai seni.

2.1.1 Tata bahasa surat resmi

Surat resmi atau dinas adalah surat yang memuat tentang kedinasan dan menggunakan bahasa yang resmi dan baku. bahasa Surat resmi dapat mudah dimengerti dan jelas, maka ada beberapa aspek yang perlu diperhatikan antara lain:

Penggunaan kata
Gunakan kata-kata yang umum dan mudah dipahami oleh pembaca tanpa menimbulkan penafsiran yang berbeda dari isi surat yang dimaksud.
Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan di dalam kata-kata pada surat, antara lain:
1. Kata-kata klise.
  Kata-kata klise berasal dari surat-menyurat Indonesia yang lama, misalnya:

Berkenaan dengan permohonan kami …..
Kami mohon agar saudara …..
Semoga saudara sudi mengirimkan …..
Sudilah kiranya saudara …..

Kata sapaan
Kata-kata sapaan surat-menyurat sering kali ditemukan. Ini berarti masih tetap digunakan, baik dalam bahasa lisan maupun tulisan. Adapun, kata-kata sapaan sebagai berikut : Bapak, Ibu, Tuan, Saudara, Saudari, Ananda, dan lain-lain. Setiap kata sapaan ini mengandung arti yang berbeda. Namun, pada saat ini kata sapaan yang Iebih umum dikenal dengan kata Bapak, Saudara, dan Tuan

Kata Saudara dapat dipakai untuk berbagai pihak tanpa membedakan pangkat, jabatan, umur, dan jenis kelamin
Kata Bapak dipakai sapaan untuk guru, pimpinam, dan Kepala Negara.
Kata Tuan hanya dipakai apabila surat ditujukan kepada perusahaan.

Kata penghormatan
Pada umumnya, kata penghormatan digunakan di awal kalimat alamat surat apabila langsung tertuju kepada orangnya. Kata penghormatan tidak perlu digunakan apabila ditujukan kepada perusahaannya.
Kata-kata yang mubazir (kalimat tidak efktif)
Contoh kalimat yang tidak efektif adalah sebagai begikut.

Rapat dimulai pada pukul 7.30 WIB (pagi hari).
Kami mohon dengan sangat untuk segera bersabar.
Kami minta dengan sangat agar supaya para hadirin semuanya.
Kata-kata sulit.
Kata-kata sulit sebaiknya dihindari dalam surat-menyurat. Agar memudahkan pemahaman, bahasa tulis sebaiknya menggunakan kata-kata yang popular.

Tata Bahasa Surat Bisnis
Arti surat bisnis
Surat bisnis adalah surat yang dipergunakan oleh organsasi atau badan usaha untuk urusan bisnis atau jual-beli barang atau jasa dengan maksud dan tujuan untuk mencari keuntugan.
Terjadinya surat bisnis adalah akibat adanya penjual dan pembeli, di nama kedua belah pihak sepakat membuat perjanjian bisnis.

Jenis-jenis surat bisnis
Surat bisnis ada 7 macam, yaitu surat perkenalan, surat permintaan penawaran, surat penawaran, surat pesanan, surat pengiriman barang, surat pengaduan, dan surat penagihan.
1. Surat perkenalan
  Surat perkenalan adalah surat yang dibuat oleh calon penjual yang ditujukan kepada calon pembeli yang isinya untuk memperkenalkan nama perusahaan, alamat perusahaan, bidang usaha, dan lainIain.
  Surat perkenalan biasanya dibuat oleh perusahaan yang sudah lama berdiri yang -ditujukan kepada calon pelanggan baru atau dibuat oleh perusahaan yang baru berdiri dan ditujukan kepada perusahaan lain untuk mencari rekan bisnis.
  Adapun, isi dari surat perkenalan sebagai berikut.
  1. Nama perusahaan dan bidang usahanya.
  2. Pengalaman yang pernah diialami/dimiliki.
  3. Harapan penjual kepada calon pembeli.
2. Surat permintaan penawaran/daftar harga
  Surat permintaan penawaran adalah surat yang dibuat dan dikirim oleh calon pembeli kepada calon penjual yang isinya meminta informasi tentang barang, harga barang, kualitas barang, dan Iainlain.
  Sebelum menentukan/memutuskan untuk membeli, pembeli harus mencari informasi terlebih dahulu tentang nama barang, harga barang, tipe ukuran, jenis, dan merek.
  Oleh karena itu dalam surat calon pembeli harus memuat hal-hal sebagai berikut.
  1. Menetapkan jenis barang yang diperlukan dan kapasitas barang tersebut.
  2. Meminta informasi tentang cara pembayaran, syarat penyerahan barang, cara pengiriman barang, potongan, dan lain-lain.
  3. Meminta daftar harga, leaflet, brosur, dan lain-lain.
3. Surat penawaran
  Surat penawaran adalah surat yang dibuat oleh pihak penjual ditujukan kepada pihak pembeli dengan maksud menawarkan barang dan jasa.
  Tata cara penulisan surat penawaran antara lain :
  1. Menggunakan bahasa yang menarik untuk menimbulkan minat calon pembeli
  2. Isi surat tentang kondisi barang yang sebenarnya.
  3. Surat berisi keterangan yang Iengkap dan disertai dengan daftar harga, gambar, dan lain-lain.
  4. Mencantumkan syarat pembayaran.
  5. Menyabutkan potongan harga jika ada.
  6. Menjamin ketentuan harga, cara pengiriman, dan ponyarahan barang.
  7. Menyabutkan kemudahan-kemudahan lain yang akan menguntungkan pembeli.
4. Surat pesanan (surat order)
  Surat pesanan adalah surat yang dibuat oleh pembeli ditujukan kepada penjual yang berisi tentang pesanan barang atau jasa.
  Tata cara penulisah surat pesanan antara lain:
  1. Menuliskan nama, jenis, tipe, dan ciri-ciri barang yang dipesan.
  2. Menybutkan jumlah atau banyaknya barang yang dipesan.
  3. Menyabutkan cara pembayaran.
  4. Cara penyerahan dan pengiriman barang.
  5. Menyabutkan waktu penyerahan dan pengriman barang.
5. Surat pengiriman barang
  Urat pengiriman barang adalah surat yang berasal dari pihak penjual ditujukan ke pihak pembeli yang berisikan tentang barang-barang yang sudah dikirimkan.
  Surat pengiriman barang memuat tentang baberapa hal antara lain :
  1. Nama dan jenis barang yang dikirim.
  2. Jumlah barang,
  3. Harga barang,
  4. Kualitas barang,
  5. Jenis pen,
  6. Cara pengepakan, dan
  7. keterangan lainnya.
6. Surat pengaduan
  Dalam setiap pekerjaan kita selalu berharap bahwa pekerjaan kita akan selesai dengan baik dan Sempurna. Tetapi, adakalanya kita melakukan suatu kesalahan yang memang tidak kita harapkan.
  Demikian juga, di dalam dunia bisnis walaupun kita sudah secermat mungkin, tetapi ada saja kekeliruan yang mungkin akan terjadi. Pada waktu bagian pemasaran melakukan pengiriman barang kepada pemesan barang kemungkinan terjadi kekeliruan kerusakan, dan lain-lain. Kalau dilihat dari sumber terjadinya kesalahan, maka sumber kesalahan/kekeliruan dapat bersumber dari :
  1. Pihak penjual,
  2. Pihak pengiriman barang, dan
  3. Pihak pembeli.
  Apabila terjadi kesalahan, pihak manajemen harus teliti sehingga jelas siapa penanggung jawabnya, Hal itu berhubungan dengan siapa yang akan mengganti kerugiannya. Orang/badan usaha yang tepat untuk mengganti karena memang dia yang melakukan kesalahan.
  Jenis-jenis pengadaan yang sering terjadi adalah sebagai berikut.
  1. Nama/jenis barang tidak sesuai dengan pesanan.
  2. Kualitas barang tidak sasuai dengan pesanan.
  3. Jumlah barang kurang atau tidak sesuai dengan pesanan.
  4. Keterlembatan pemgiriman barang sehingga menimbulkan kerugian/kehilangan langganan.
  Tindakan yang dapat dilakukan oleh pihak pembeli, apabila terjadi kekeliruan/kesalahan pengiriman adalah :
  1. Membatalkan pesanan,
  2. Meminta potongan harga, dan
  3. Meminta penggantian apabila barang pesanan rusak, hilang atau kurang dari pesanan.
7. Surat penagihan
Surat penagihan adalah surat yang dibuat dan dikirim oleh penjual/kreditur kepada pembeli/debitur yang berisi permohonan agar pembeli melunasi utangnya sesusi dengan perjanjian (tanggal jatuh tempo).
Untuk menghindari hal yang tidak diinginkan, maka pihak penjual/kreditur harus meneliti secara saksama kenapa pihak pembeli/debitur belum melunesi utangnya.
Adapun alasan-alasan yang dapat terjedi adalah senagai berikut :
1. Pembeli lupa/lalai
2. Tidak tersedia uang yang cukup karena pembeli sedeng terlilit masalah/kena musibah.
Karena alasan di atas, maka pihak penjual dapat melekukan penagihan dengan beberapa tahap, yaitu:
1. Tagihan 1
  Surat tagihan pertama ini dilakukan dengan cara yang halus dimana isinya seolah-olah menawarkan barang, tepi sekeligus menyinggung tunggakan yang sampai tanggal jatuh tempo belum dibayer.
2. Tagihan 2
  Surat tagihan kedua ini dilakukan bila surat tagihan yang pertama tidak diindahkan oleh pembeli/debitur. Isi surat sudah langsung kepada masalah, yaitu permintaan kepada pihak pembeli agar sgara melunasi tunggakannya. Dalam surat ini, sebaiknya dilampirkan foto kopi surat tagihan pertama.
3. Tagihan 3
  Apabila surat tagihan pertama dan kedua tidak mendapat jawaban, maka pihak penjual membuat surat tagihan ketiga dengan melampirkan surat tagihan 1 dan 2 dan isinya menegaskan kapan pembeli dapat melunasi tunggakan.
4. Tagihan 4
  Surat tagihan ini dibuat apabila tagihan ke-3 tidak mendapat jawaban, isi surat tagihan ke 4 sudah menggunakan nada agak keras, yaitu apabila tagihan ini tidak diindahkan juga, maka dengan terpeksa menyerahkan persoalan ini ke pengadilan setempat.

2.2 Istilah-Istilah Dalam Surat Bisnis

Surat bisnis merupakan alat komunikasi secara tertulis dalam dunia bisnis. Istilah-istilah bisnis banyak ditemukan berkenaan dengan proses jual-beli.

Adapun, istilah-istilah surat bisnis adalah sebagai berikut :

Nama/jenis barang
Nama dan jenjs barang harus menjadi prioritas artinya harus disebutkan merek, bentuk, model, ukuran, dan ketrangan lainnya dengan maksud agar pembeli mendapat informasi yang jelas mengenai barang yang akan dibeli sehingga akan menimbulkan niat untuk dan tidak akan kecewa di kemudian hari.
Daftar harga
Daftar harga ialah harga barang yang disebutkan dalam surat bisnis sebaiknya disebutkan harga satuan, misalnya: harga per kg, per buah, per kode, per lusin, per botol, per rim, per pak, dan seterusnya.
Hal ini bertujuan untuk mempermudah pembeli dalam kemampuan daya belinya.
Pada umumnya, daftar harga yang sudah disusun dalam bentuk brosur/prospektus, leaflet, booklet, dan katalog.
1. Brosur
  Brosur adalah lembaran keterangan yang berisi tentang barang-barang yang akan dipromosikan dari suatu produk yang baru. Keterangan tersebut meliputi keadaan barang, harga, cara pembayaran, syarat pembayaran, dan syarat-syarat lairmya sesuai dengan kebutuhan.
2. Prospektus (prospectus)
  Prospektus adalah jenis brosur di mana yang ditawarkan bukanlah barang, tetapi jasa, seperti promosi kursus, sekolah, perguruan tinggi, pariwisata, perhotelan, penginapan, biro perjalanan, salon kecantikan, dan lain-lain
3. Leaftlet
  Leaftet adalah selembaran kertas berlipat yang memuat gambar-gambar yang dilengkapi dengan keterangan, seperti: jenis ukuran/tipe, cara pemakaian, dan perawatan barang, kapasitas produk barang, proses kerja barang, dan lain-lain.
4. Booklet
  Booklet adalah buku yang berisi keterangan data suatu barang secara lengkap dan jelas. Pada dasarnya, keterangan ini Sama dengan leaflet.
5. Katalog (catalogue)
  Katalog adalah daftar yang memuat berbagai jenis produksi dari suatu perusahaan yang dilengkapi beberapa keterangan, yaitu:
  1. Harga barang;
  2. Ukuran, tipe, dan model barang yang dilengkapi dengan gambar;
  3. Kegunaan barang; dan
  4. Nomor kode barang.
  Ada 3 fungsi katalog bagi calon pembeli atau pelanggan, yaitu:
  1. Sebagai alat pengukur bagi kemampuan daya beli konsumen;
  2. Sebagai alat/bahan pertimbangan untuk menetapkan keputusan apakah barang tersebut konsuratif atau tidak; dan
  3. Sebagai bahan pertimbangan dan perbandingan harga dengan barang yang sama dengan produk yang berbeda.
Potongan
Dalam transaksi jual-beli, penjual biasanya memberikan potongan berat dan potongan harga.
Potongan berat, meliputi antara lain:
1. Tarra
  Tarra adalah potongan berat yang diberikan penjual kepada pembeli karena adanya pembungkus barang.
2. Tarra ekstra
  Tarra ekstra adalah potongan berat karena adanya pembungkus tambahan (pembungkus barang yang terlalu banyak).
3. Tarra usaha
  Tarra usaha adalah potongan berat yang sudah umum berlaku untuk jenis barang tertentu
4. Tarra rata-rata
  Tarra rata-rata adalah potongan berat yang diberikan setelah adanya penimbangan neto.
5. Tarra faktur
  Tarra faktur adalah potongan berat secara resmi yang tercantum pada faktur yang dikirim.
6. Tarra neto
  Tarra neto adalah potongan beret yang diberikan setelah adanya penimbangan yang sesungguhnya.
7. Rafaksi
  Rafaksi adalah potongan beret karena adanya penyusutan barang berhubung adanya pengaruh udara atau cuaca.
8. Potongan tangkai
  Potongan tangkai adalah potongan berat yang diberikan untuk pembelian barang berupa buah-buahan yang bertangkai
9. Tarra undang-undang
  Tarra undang-undang adalah potongan berat yang diberikan untuk perhitungan bea masuk menurut netonya kepada pabean.
Pengepakan
Ada beberapa bentuk pengepakan yang dikenal dalam jual-beli sebelum barang diserahkan kepada pembeli, antara lain :
1. Peti
  Terbuat dari kayu berbentuk kotak yang diikat dengan pita besi.
2. Box
  Terbuat dari gabus atau bahan lairmya berbentuk peti kecil.
3. Kerat
  Terbuat dari kayu atau bahan lainnya berbentuk dan terbuka.
4. Drum
  Terbaat dari besi berbentuk tong besi.
5. Barrel
  Terbaat dari tong kayu.
6. Kantong/karung
  Tempat untuk membungkus, Seperti beras, jagung, kacang, terigu, dan lain-lain.
7. Bale
  Terbuat dari kertas tipis dan kuat yang mempunyai fungsi untuk membungkus atau mengepak, seperti rokok, kapuk, dan lain-lain.
Syarat penyerahan barang
Ada beberapa syarat di dalam penyerahan barang, antara lain:
1. Loko gudang
  Barang diserahkan dalam keadaan belum dibungkus/dipak/ditimbang. Biaya ditanggung pembeli.
2. Prangko gudang
  Barang diserahkan sampai ke gudang pembeli dan segala biaya/ongkos ditanggung oleh penjual.
3. Pranko stasiun
  Barang diserahkan di stasiun kereta api penjual dan biaya angkut brang menjadi tanggungan penjual.
4. FOB (Free on Board)
  Barang diserahkan di atas kapal dan biaya ongkos angkut menjadi tanggungan pembeli.
5. FAQ (Free At Quy)
  Barang diserahkan di tempeit penjual dan ongkos lainnya ditanggung oleh pembeli.
6. FAS ( Free Along Side)
  Barang yang diserahkan di sisi kapal dan biaya ongkos memuat ke dalam kapal ditanggung oleh pembeli.
7. CIP ( Coast Insurance and Freight)
  CIF (Coast Insurance and Freight) adalah barang diserahkan dengan segala ongkos angkut dan asuransi ditanggung oleh penjual.
  8. CIFIC (Coast Insurance and Freight Inclusive Commission)
8. CIFIC (Coast Insurance and Freight Inclusive Commission) adalah barang diserahkan dengan segala ongkos, seperti timbangan kapal, kommisi, dan premi asuransi minjadi tanggungan penjual.
Alat pengangkutan/pengiriman
Jasa angkutan/transportasi yang digunakan untuk pengiriman barang, antara lain :

Kapal laut;
Angkutan darat, seperti: truk, kereta api, bus, dan lain-lain;
Pesawat terbang;
Pos dan giro; dan
Jasa angkutan yang lain.

Syarat pembayaran.
Ada beberapa syarat pembayaran barang, yakni sebagai berikut.
1. Kredit pembeli.
  Kredit adalah jenis pembayaran yang dilakukan di muka sebelum barang diterima atau dikirimkan.
2. Kredit penjual
  Kredit penjual adalah jenis pembayaran yang dilakukan setelah barang diterima sesuai dengan batas waktu yang disepakati.
3. Tunai/cash
  Tunai/cash adalah pembayaran dilakukan pada saat barang diterima.
  Tanggal jatuh tempo
4. Tanggal jatuh tempo adalah pembayaran dilakukan sesuai dengan ketetapan waktu baran yang disepakati bersama.